Privacyverklaring

 Algemeen

De Stichting Kunst In Lochem (hierna kortweg SKIL) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door SKIL.

2 Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3 Verwerkt SKIL persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

1. Deelnemers van de jaarlijkse kunstroutes (NAW-, e-mailadres, IBAN rekeningnummer, telefoonnummer en deelnemersbijdrage);
2. Bestuursleden van SKIL (NAW-, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere (kunst) organisaties, relaties, gemeentelijke en provinciale instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer).

4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het secretariaat van de stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een bestuurslid aangesteld:

1. De deelnemersadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester van SKIL en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er
2. mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de secretaris;
3. Bestuursleden, contactpersonen en  belangstellenden voor de nieuwsbrieven: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van SKIL. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de penningmeester) beveiligde computer met adequate virusbescherming;
4. Beheerder: In geval van de huidige stichting  is deze functie niet van toepassing.

5 Waarvoor verwerkt SKIL deze gegevens?

De persoonsgegevens die SKIL registreert, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

1. Deelnemers: Deze gegevens worden vastgelegd om de deelnemersbijdrage te kunnen incasseren en om de financiële administratie te kunnen beheren.
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op zowel gemeentelijk als provinciaal gebied en soortgelijke instanties.
4. Leveranciers: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.

6 Verwerkt SKIL bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. SKIL registreert deze gegevens niet.

7 Hoe gaat SKIL met  persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8 Wie kan er bij de aanwezige persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

1. Deelnemers kunstroute: De financiële administratie kan alleen worden ingezien en aangepast door de penningmeester van SKIL;
2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen alleen worden ingezien en aangepast door de secretaris van SKIL;
3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien en aangepast door de secretaris van SKIL;

9 Hoelang worden gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw deelname of contactgegevens voor nieuwsbrieven worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals deelnemersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is SKIL gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11 Kan ik zien welke gegevens SKIL van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van de DR Epse/Joppe om deze gegevens in te zien. De secretaris en penningmeester zijn bereikbaar via info@kunstinlochem.nl

12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van SKIL via info@kunstinlochem.nl . Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13 Wijzigingen

SKIL behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of via de website van SKIL te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via www.kunstinlochem.nl/privacy.

MEI 2018